4 perc olvasási idő
október 8, 2020

Hogyan hozzunk létre vonzó irodát költséghatékonyan?

 

Ha céged költözésen vagy irodai átalakításon gondolkodik, akkor első körben érdemes megfontolni rendelkezésre álló anyagi kereteket. A leendő kiadások tervezése nem csak neked vagy cégednek lehet hasznos a folyamat elején, hanem jó kiindulási alapot ad a projektben részvevő külső szakembereknek is.

De milyen költség elemekkel is kell számolni iroda átalakítás során?

Blogcikkemben ahhoz nyújtok segítséget, hogy az igényeket már az elején jobban meg lehessen határozni és, hogy minden fél számára gördülékenyebbé váljon a leendő irodatér tervezése. 


Tipp:

Gondoltad volna, hogy a tervezési és szakértői díjak a teljes költségvetés 13-15%-át teszik ki?


 

1. Mérjük fel racionálisan az igényeket!

Az iroda egy dinamikus és rugalmas tér, amely képes az emberek és az üzleti teljesítmény ösztönzésére vagy akadályozására. Projekt menedzsment csapatunk hisz abban, hogy az irodai munkakörnyezet nemcsak az ötletek és innovációk inkubátora tud lenni, amely lehetővé teszi a hatékony munkát, hanem szimbolizálhatja is mindazt, amiben a céged hisz és amiért kiáll.

Ez a szakasz arról szól, hogy a megfelelő kérdéseket tegyük fel ahhoz, hogy az igényfelmérés hatékonnyá váljon.

Első körben javaslom az alábbi kérdések megválaszolását:

            1. Mi az elsődleges oka a költözésnek, felújításnak?

            2. A jelenlegi irodakialakítás támogatja-e a cég startégiánkat vagy más elrendezés lenne ideális?

            3. Az iroda elrendezés segíti a csapataink együttműködését?

            4. Megfelelő az iroda jelenlegi technológiai felszereltsége?

            5. Szükséges-e új bútorokat, eszközöket vásárolni vagy felhasználod a meglévőket?

A fenti kérdések megválaszolásával pontosabban láthatjuk, hogy pontosan milyen költségelemekkel érdemes számolni és körvonalazódhat a költségvetés nagyságrendje is. Meglévő bútorok felhasználásával például jelentősen csökkenthető a bútor beszerzési költség, de ebben az esetben érdemes magasabb költséggel számolni a költöztetés soron.


Tipp:

Tudtad, hogy a bútor-bekerülési költségek skálája akár 70 és 300 Euró/m2 között változhat?



Természetesen, minél nagyobb költségvetés áll a rendelkezésre, annál többet lehet a munkaterület kialakítására csoportosítani. Ennek ellenére, ha a költségvetési skála alsó végén vagyunk, akkor sincs baj, mert esztétikai szempontból kellemes és funkcionális munkaterületet létrehozhatunk, csak okosan kell költeni.

 



2. Legyen az irodatér gyakorlatias és rugalmas

Az irodahelyiségek tervezésénél - költségvetésétől függetlenül - mindenekelőtt érdemes praktikusan gondolkodni. Nem szerencsés a személyes ízlésének és preferenciáknak túlzott szerepet adni az irodai tervezésben, mivel a munkavállalók sokszínű igényekkel rendelkeznek. Összpontosítsunk inkább a megfelelő megvilágításra, a kényelmes bútorokra és a tér általános funkcionalitására. Az is fontos, hogy kellőképpen harmonizáljuk a különböző funkciójú irodaterületeket.

Ügyfeleinkkel folytatott mindennapos munkánk során azt tapasztaljuk, hogy minden vállalat egyedileg dönt a saját kultúrájának és irodájának kialakításához igazodóan a bútorok kiválasztásáról. Mindenképpen érdemes az igényeknek megfelelő íróasztalokat, székeket és tárolókat vásárolni.

Ha olyan bútort keresünk, amelyek alapvető irodai funkciót fog ellátni, akkor az alábbiakra érdemes gondolni:

  • Szabványos íróasztalok A fix magasságú konzolos vagy klasszikus négylábúíróasztalok funkcionálisak és olcsók. Ha tetszik az állítható magasságú íróasztal gondolata is, akkor ezek lehetővé teszik az álló munkaállomások bevezetését is.



Tipp:

Érdemes figyelni arra, hogy az állítható magasságú asztal akár 3x annyiba is kerülhet mint egy fix magasságú asztal.



  • MunkaszékekA kárpitozott székek kényelmesek és költséghatékonyak. Alternatív megoldásként a hálós irodai székek is választhatóak, amelyek szintén nagyon gazdaságosak és bizonyos használók számára akár nagyobb komfort érzetet is nyújthatnak.


Irodai belső tér


Tipp:

Az ergonómiai tervezésnél nemcsak az irodaszék számít, hanem a teljes munkaállomás minősége, így a megfelelő munkakörnyezet tervezésénél az asztalt, a széket és az asztalon elhelyezett eszközöket is egységes elvek mentén javasolt kialakítani.




3. Használjuk ki maximálisan az irodateret!

Az emberek hatékonyabbak, boldogabbak és kreatívabban gondolkodnak, ha természetes fényben dolgozhatnak. Az irodahelyiségek berendezésének kialakítása során tehát érdemes jól meghatározni, hogy hol legyenek a munkaállomások, melyik helyiségekből válik pihenőtér, hol lesznek a formális és informális találkozási pontok. A cellás irodák és a rögzített válaszfalak sok helyet foglalnak el ésnem minden esetben hatákonyak.



Tipp:

Nagyon fontos, hogy megbizonyosodj arról, hogy milyen az irodai IT technológiai szintje - a vezeték nélküli technológia többféle lehetőséget tud teremteni a különböző helyhasználatok számára.




Az irodahelység berendezésének fontossága

Fontoljuk meg a recepció területét és szükségességét!

Manapság a recepciós terület csökkentése, vagy megszüntetése egy új munkakörnyezeti tendencia. Ha ügyfélfogadás csak ritkán történik, akkor nagy vendégtér fenntartása erre célra nem túl logikus. Az egyedi recepcióbútorok ráadásul drága tárgyak és a legtöbb kisvállalat pedig rendelkezik olyan rugalmas munkaerővel, aki képes kezelni és fogadni a vendégeket. Az így felszabaduló teret érdemes inkább a közösség érdekében felhasználni, hiszen az emberek nagyon szeretik a kollaborációs tereket, ha pedig kávégépet is elhelyezünk itt, akkor nemcsak a munkavállalóknál lesz nyert ügyünk, hanem a vendégfogadást is leegyszerűsíthetjük.

Manapság számos cég szembesül azzal a felismeréssel, hogy a sokszínű és rugalmas irodakialakítás elengedhetetlen része irodája sikeres működésének, az ott dolgozók elégedettségének, sőt mi több, ezek a tényezők a cég sikerességét közvetlenül is befolyásolják.

4. Kreatív burkolatok és dekoráció

Még a legkisebb változás is pozitívan befolyásolhatja a munkánkat. A színek használata a hangulat javításának talán legegyszerűbb módja és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy egész nap frissek és koncentráltak maradjanak.

 

Tipp:

Egy jól kiválasztott szín bevezetése a munkahelyen nagymértékben befolyásolhatja az iroda pszichológia hatását, így egy meglévő iroda színfrissítése is jó módszer lehet az irodai hangulat javítására, valamint a termelékenység növelésére.



Kreatív burkolatok és dekoráció

Ne feledkezzünk meg a természetes irodai elemekről sem. A növények egyedülálló módon adnak ihletet a munkához és csökkentik a munkahelyi stresszt. Az élő növények ráadásul oxigént is termelnek és így hozzájárulnak az irodai levegő minőségének javításához.

De nem csak bútorokkal, színekkel vagy növényekkel vihetünk egyediséget az irodába, változatos burkolatok is a rendelkezésünkre állnak.

A padló- és falburkolatok megfelelő kiválasztása is elengedhetetlen, mert jelentős részét képezik a kiadásoknak.

A padlóburkolatoknál érdemes figyelembe venni a karbantartási igényt és az ezzel járó költségeket, illetve azt, hogy mi történik, amikor a bérleti szerződés lejár. Nem standard burkolatok használata esetén - például kő vagy márvány burkolat alkalmazásakor - előfordulhat, hogy az egészet fel kell szedni és a bérbeadó eredeti burkolatát vissza kell állítani kiköltözéskor, amely nem várt kiadást jelenthet a bérlő számára.

Érdemes olyan felületeket alkalmazni, amelyeket alacsony áron és könnyen le lehet cserélni. Az újfajta modulszőnyegek meglehetősen egyszerűen cserélhetők, a bútorzat átmozgatásával akár néhány hétvége alatt ütemezetten kicserélhető bármikor a teljes szőnyegfelület.

    

Tipp:

A szőnyegforgalmazók változatos szőnyegszínekkel rendelkeznek és azokból különféle egyedi mintákat is ki lehet alakítani. Tudtad, hogy az esetek nagytöbbségében a színes szőnyegért nem kell felárat fizetni és csak az egyedi minták elhelyezésnél keletkezik némi többletköltség?



A standard burkolatok általában klasszikus színekből tevődnek össze, mint például a szürke vagy drapp, de a legtöbb esetben ugyan azon szőnyegcsalád tartalmaz színes elemeket is.
Érdemes olyan burkolatkiosztást tervezni, ami időtálló és praktikus.


5. Bízd szakemberre a projekted


A vállalkozások, cégek legtöbbször időhiányban szenvednek és az ott dolgozó kollegák nem ingatlan szakértők. Tapasztalatunk szerint célravezető, ha a projektmenedzser a lehető leghamarabb csatlakozik az irodatervezési folyamathoz.


Tipp:

A legtöbb költségmegtakarítás a költözés vagy felújítás előkészítési, tervezési fázisában érhető el.




Irodai 3D tervrajz

Az iparág vezető szakértelmével kollegáink akár a jövőbeli munkavégzés módjának és méretének meghatározásában is tudnak segítséget nyújtani. Projekt menedzsment csapatunk pedig az első ötletekből kiindulva meg tudja határozni munkakörnyezeti céljaidat és azok megvalósítási módját, valamint át tudja nézni a költségvetést, illetve megfelelő műszaki tanácsokkal tud ellátni a teljes kialakítási vagy felújítási folyamat alatt.

 

Ha a témával kapcsolatosan felmerülne benned további kérdés akkor fordulj hozzám bizalommal.

 KÖVESS MINKET további híreinkért, kutatásainkért és elemzéseinkért a LinkedIn-en is!