5 perc olvasási idő
július 21, 2020

10+1 tipp, hogy jól induljon az irodai visszatérés

 

Az elkövetkezendő időszakban a változás várhatóan sok mindenen nyomot fog hagyni.

HR szakemberként fontosnak tartom, hogy a vírushelyzet okozta változásokra hatékonyan reagáljunk figyelembe véve a munkavállalói magatartás változását, és nem csak a fizikai visszatérés gondolatát. Külön kiemelném a résztvevők közötti szoros együttműködést és közös felelősségvállalást mint kezdetektől meglévő értékeket, amelyek a döntéshozókat a keretrendszer megalkotásában segítette, valamint megalapozta az operatív megvalósítást mint a folyamat oroszlánrészét.

Túl azon, hogy kereskedelmi ingatlantanácsadó cég vagyunk, mi is bérlünk egy irodát Budapest szívében, a Nyugati térnél. Az alábbiakban szeretném bemutatni mindazt, amelyekre érdemes hangsúlyt fektetni irodabérlőként és egyben munkáltatóként. Vigyázat, a visszatéréshez tartozó szakmai útmutatónk mellett személyes élmények bemutatására is sor kerül. 

Biztonságos irodai jelenlét kialakítása

A kijárási korlátozások legnehezebb időszakában is igyekeztünk HR és Operációs oldalról minden támogatást megadni azoknak a munkatársaknak, akik alkalmanként vagy rendszeresen továbbra is az irodából szerettek volna dolgozni.

A munkamenet folyamatos fenntartása mellett fontos cél volt egy biztonságos irodai tér kialakítása. Erre a célra egy belső szakemberekből felállított munkacsoport lett kijelölve. A munkacsoportnak az irodai visszatérésnél több mindenre kellett figyelnie és a folyamatot az alábbi fő szakaszokra bontottuk:

  1. Új szabályzat megalkotása az irodai munkavégzésre
  2. Gyakorlati kérdések megválaszolása és terepszemle az irodában
  3. Irodai visszatérés elindítása folyamatos ellenőrzéssel

2020 május 25-én indult újra az élet

A visszatérés első fázisában 20%-os telítettséggel számoltunk, mivel a 1,5 méteres kötelező távolságtartást ezzel a limitált létszámmal lehetséges csak betartani.

Figyelemre méltó volt, hogy a visszatérő kollégák között kialakult egy stabil létszám és csapat, akik napi munkájukat és beosztásukat is már az irodai munkavégzéshez igazították, míg voltak olyanok, akik próbaszerűen, egy-egy alkalommal jelentek csak meg az irodában. A második fázis bevezetését a maximális létszám többszöri elérése, valamint az általános korlátozások enyhülése tette szükségessé, mely során már 50%-os telítettséggel fogadhatjuk a kollégákat az irodában.


Az irodai élet szakértőjeként felmértük, hogy a munkavállalók hogyan viszonyulnak a koronavírus okozta munkahelyi változásokhoz.
Éppen ezért, áprilisban a kijárási korlátozás idején a CBRE készített egy régiós felmérést az otthoni munkavégzés lehetőségeiről és egyben kihívásairól főleg munkavállalói szemmel.

A felmérésből kiderül, hogy az alkalmazottaknak az otthoni munkavégzés során a személyes beszélgetések, a közös ebédek és kávézások, fix munkaállomás hiányoznak a legjobban, valamint az éles határ munka és magánélet között. Ami jól szemlélteti, hogy az irodai élet átalakulóban van és inkább kollaborációs térként tekintenek rá, mintsem az egyéni munkavégzés helyszínéül.

Kutatás az otthoni munkavégzésről 2020-ban


Mire érdemes figyelni az irodai visszatérésnél?

1. Visszatérésért felelős munkacsoport kijelölése

Ahhoz, hogy a visszatérés a lehető leggördülékenyebben menjen, érdemes egy kulcsfontosságú szereplőkből álló munkacsoportot létrehozni, hogy megtervezzék a hatékony irodai visszatérést. Ha ezt nem tudjuk belsőleg megoldani, akkor célszerű külső szakértőcsapatot megbízni ezzel a feladattal, akik az aktuális trendeket figyelembe véve tudnak igényre szabott megoldást találni.

De milyen szereplőkből álljon ez a munkacsoport? Elengedhetetlen, hogy az ügyvezető igazgató részt vegyen a folyamatban hiszen ő az a személy, aki globálisan átlátja az egész szervezetet és a munkacsoport által megalkotott javaslatban meghozza a végső döntést. A munkafolyamatok operatív részét az előbb említett ügyvezetői döntés alapján pedig a HR és Operáció csapat végzi el.

A sikeres visszatérés érdekében új eszközök beszerzésére is szükség van, emiatt fontos szereplője a munkacsoportnak a szervezet pénzügyi csapata is. A döntési, beszerzési és kivitelezési munkálatokhoz fontos még további csapatok bevonása is annak érdekében, hogy teljes legyen a kép: itt jönnek képbe az irodai bérbeadásért (Office) és projekt menedzsmentért felelős szakemberek, akik bérlői visszajelzésekből gyűjtött tapasztalataikkal, illetve az irodai „layout” tervezéssel és irodatér ismeretükkel tudnak hozzájárulni a munkacsoport sikerességéhez.

Irodai visszatérésért felelős munkacsoport

2. A visszatéréshez szükséges szabályok létrehozása

Kiemelten fontos a megfelelő szabályrendszer felállítása a munkavállalóknak, illetve azoknak a beszállítóknak, akik beléphetnek az irodatérbe. A szabályzat megalkotása a visszatérési folyamat kiindulópontja, az érthetőség és megjegyezhetőség érdekében pedig megalkottuk a szabályzat rövidített verzióját is, melyet aranyszabályoknak neveztünk el.

Az aranyszabályok a teljes szabályzat sarkalatos pontjait emeli ki, ezeket használtuk fel az irodában kihelyezett plakátokon is. Az aranyszabályokból az alábbiakban látható részlet:

Aranyszabályok a higéniai biztonságért

3. A munkaterület megfelelő felkészítése

Biztonsági és egészségügyi szempontokból is érdemes felkészíteni az adott épületet arra, hogy a visszatérő munkavállalók kellőképpen biztonságban érezzék magukat. Például az érintésmentes be- és kilépés, nagyobb térközök hagyása az egyes munkaállomások között, vagy fertőtlenítési eszközök előkészítése a gyakran használt irodai eszközökön, felületeken.

A saját irodaterünkben például nem annyira szélesek a folyosóink, hogy másfél-két métert két ember kényelmesen tudjunk tartani két ember között, ezért körfolyosós rendszert alakítottunk ki.

4. Együttműködés felértékelődése az érintettek bevonásával

Fontos, hogy ebben a helyzetben kiemelt hangsúlyt helyezzünk az épület üzemeltetőjével való együttműködésre. A tulajdonoson és az üzemeltetőn túl célszerű az iroda más bérlőivel is szorosabbra fogni a kooperációt.


5. Bizalomépítés és folyamatos kommunikáció

Az érintettek bevonásán túl fontos, hogy a munkavállalók felé is transzparensen kommunikáljunk és hallgassuk meg az ő véleményüket is. Kiemelt szerepe van nálunk a munkavállalóktól érkező visszajelzéseknek, kérdéseknek.

A belső munkavállalói kérdésekre épülve és biztonságuk érdekében elkészítettünk egy tréning anyagot, amely a visszatérésben segíti őket. Ezen felül az irodába is kihelyeztünk plakátokat, matricákat, amelyek támogatják a tájékozódást. Az irodai jelenléten túl a belső online felületeinket is használjuk arra, hogy tájékoztassuk őket.

6. A munkavégzés helyszínének biztonságos megközelítése

Ez nagyban összefügg a 4. ponttal, hiszen az üzemeltetővel érdemes átbeszélni az adott helyszín biztonságos megközelítését. Itt fontos kitérni az épület általános készültségének ellenőrzésére, beléptetési lehetőségek feltérképezésére mint például a liftek és lépcsőházak közös, limitált létszámú használatára, vagy a megüresedett parkolóhelyek optimális elosztására.

7. Ülésrend módosítás és szakaszos visszatérés

A visszatérésnél érdemes szakaszokban gondolkodni és csoportokra bontani az irodai munkavégzéshez kötött munkavállalókat. Az elején célszerű önkéntes alapon meghatározni a visszatérés szabályait. Ez azért is fontos, hogy irodabérlőként meglássuk azokat a pontokat, amelyeken még szükség esetén érdemes finomhangolni.

Irodai ülésrend és szakaszos visszatérés

A visszatérés mellett az ülésrend kialakításánál például figyelnünk kellett arra is, hogy  a 1,5 méteres távolságot minden esetben, tehát a munkaállomások között is be tudjuk tartani. A CBRE irodában zöld helyeket alakítottunk ki a használható munkaállomásoknál, egyértelműen jelezve, hogy hol lehet helyet foglalni. Pirossal pedig azokat, amelyeket nem lehet használatba venni. A munkaállomások fertőtlenítése pedig mindennapos rutin feladattá vált.

8. Rugalmas irodatér kialakítása

Az ülésrend és a visszatérés mellett fontos, hogy az irodai felszereltséget is az új igényekre szabjuk megfelelve a jogszabályi előírásoknak.

Mindenképpen meg kell vizsgálni, hogy adott irodai területek szükség szerint milyen átalakításokon eshetnek át, mely részeket kell lezárni és melyeket tudják biztonsággal használni a munkavállalók. Amennyiben irodánk rendelkezik tárgyalószobákkal, méretüket és kialakításukat figyelembe véve érdemes átgondolni lezárásukat vagy limitált használatukat, valamint a közösségi terek és az étkező helyiség használatát is célszerű górcső alá venni, hogy minimalizáljuk kisebb-nagyobb csoportok kialakulását.

 

9. Biztonsági és higiéniai protokoll felállítása

Ennél a pontnál érdemes kiemelni, hogy az iroda minden részén legyenek fertőtlenítők. Különös hangsúlyt fektettünk az irodába való belépéskor egy automata, érintésmentes kézfertőtlenítő használatára, amely a biztonságos munkavégzést biztosítja.

Megvizsgáltuk azt, hogy a munkavállalók milyen útvonalakon keresztül érkezhetnek be az irodába, és ennek mentén alakítottuk ki a belépési lehetőségeket és helyeztük el a fertőtlenítő állomásokat az egész iroda terültén. Nálunk a mosdó közös terület, ezért arra az üzemeltetés által meghatározott szabályok vonatkoznak.


  Biztonsági és higiéniai eszközök



10. Folyamatos felülvizsgálat és készültség

Fontos, a Covid-19 miatti intézkedések folyamatos revideálása és esetleges változtatások készítése. A szervezetnek fel kell készülnie a gyors reagálásra összhangban a helyi és globális viszonyokkal, majd a transzparens tájékoztatásra. +1. Fontos, hogy hangsúlyt fektessünk az alapvetően nem Covid-19 jellegű intézkedésekre is, mint például az elsősegélynyújtásra, tűzvédelemre, evakuációra és egyéb vészhelyzetekre. Ezzel összhangban kialakítottunk egy orvosi szobát, ami egyrészt izolációs szobaként, másrészt az elsősegélynyújtó pontként funkcionál.

Elsősegély szoba


Nem szabad elfelejtenünk, hogy a visszatérés egy nagy változásmenedzsment, amelynek vannak könnyebb és nehezebb pillanatai, de ezért is szükséges ennyi szereplőnek részt vennie a gördülékeny visszatérési folyamatban.

Ezúton is szeretném megköszönni mindazon kollégáimnak a segítséget, akik a folyamatban részt vettek, akár virtuálisan ötleteikkel és szakmai támogatásukkal, akár személyesen az irodában, hogy az utolsó kézfertőtlenítő és információs plakát a helyére kerüljön.

Ha esetleg a témával kapcsolatosan, felmerülne benned további kérdés, akkor fordulj hozzám bizalommal.

 


KÖVESS MINKET további híreinkért, kutatásainkért és elemzéseinkért a LinkedIn-en is!